Kalevan tietosuojakäytäntö (voimassa 21.1.2021 saakka)

Tietosuojakäytännössä kerromme Kalevan henkilötietojen käsittelystä ja muun muassa siitä, mitä henkilötietoja käsittelemme, miten käytämme tietojasi sekä mitä oikeuksia sinulla on tietojesi käsittelyyn liittyen. Yksityiskohtaisempia tietoja löydät rekisterikohtaisista selosteistamme tietosuojakäytännön kohdasta 10.

Kalevan myöntämien vakuutusten vakuutus- ja korvauspalveluita hoitaa Primus-vakuutusten osalta If Vahinkovakuutusyhtiö Oyj, Suomen sivuliike (If) ja Optimi-vakuutusten sekä muiden vakuutusten osalta Mandatum Henkivakuutusyhtiö (Mandatum Life). Lisätietoja Ifin ja Mandatum Lifen henkilötietojen käsittelystä löydät Ifin ja Mandatum Lifen verkkosivuilta

1. Yleistä tietosuojakäytännöstä

Käyttäessäsi Kalevan palveluita luotat tietosi käsiimme. Kun jaat kanssamme tietoja, pystymme palvelemaan sinua paremmin esimerkiksi tarjoamalle sinulle sopivimpia tuotteita ja palveluita sekä auttamalla sinua asioidessasi kanssamme. Tästä tietosuojakäytännöstä ilmeneviä periaatteita ja toimintatapoja sovelletaan kaikessa Kalevan toiminnassa, johon liittyy henkilötietojen käsittelyä. Esimerkkejä sovellustilanteista ovat vakuutuksen tai korvauksen hakeminen tai verkkosivuillamme asiointi.

Tietosuojalla tarkoitetaan henkilötietojen suojaamista ja tietojen asianmukaisen käsittelyn turvaamista. Henkilötiedot ovat tietoja, jotka liittyvät tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön. Tietosuojakäytäntöä sovelletaan luonnollisten henkilöiden henkilötietojen käsittelyyn. Nämä henkilöt voivat olla esimerkiksi Kalevan henkilöasiakkaita tai yritysasiakkaisiin tai yhteistyökumppaneihin liittyviä henkilöitä. Tietosuojakäytännön kohdassa kerrotaan tarkemmin, mitä henkilöryhmiä tietosuojakäytäntö koskee. Oikeuksistasi kerrotaan tarkemmin tietosuojakäytännön kohdassa .

Kaleva sitoutuu henkilötietojen käsittelyssä käyttämään tietoja lainmukaisesti ja noudattamaan EU:n tietosuoja-asetusta, tietosuojalakia, sähköisen viestinnän palveluista annettua lakia, vakuutusyhtiölakia, yksityisyyden suojasta työelämässä annettua lakia sekä muuta soveltuvaa sääntelyä.

Tietojesi turvallisella käsittelyllä, yksityisyytesi suojaamisella ja tietosuojalla on Kalevalle suuri merkitys, joten olitpa uusi tai pitkäaikainen palveluidemme käyttäjä, suosittelemme sinua tutustumaan käytäntöihimme. Älä myöskään epäröi ottaa meihin yhteyttä, jos sinulla on kysyttävää.

2. Kenen henkilötietoja käsittelemme ja mistä keräämme henkilötietoja?

Kalevan tietosuojakäytäntö koskee seuraavia henkilöryhmiä:

• Kalevan asiakkaat (esimerkiksi vakuutetut, vakuutuksenottajat, edunsaajat sekä yritysasiakkuuksiin liittyvät henkilöt)
• Kalevan yhteistyöjärjestöjen jäsenet
• Kalevan omistamien kiinteistöjen vuokralaiset
• Kalevan markkinointikohderyhmiin kuuluvat henkilöt
• Kalevan verkkosivujen kävijät
• Kalevan vakuutuksenottajaosakkaiden luottamusmiehet ja vaaleissa ehdolle asettuneet
• Henkilöt, joiden osalta henkilötietojen käsittely liittyy Kalevaa koskevaan lakisääteiseen velvoitteeseen
• Kalevan työntekijät, työnhakijat, asiamiehet ja Kalevan yhteistyökumppaneiden henkilöstö

Pääsääntöisesti saamme henkilötietoja henkilöltä itseltään ennen asiakas-, työ- tai muun sopimussuhteen alkua ja -suhteen aikana. Lisäksi saamme tietoja vakuutusyhtiölain perusteella samaan rahoitus- ja vakuutusryhmittymien valvonnasta annetussa laissa tarkoitettuun ryhmittymään kuuluvilta yhtiöiltä. Saamme tietoja myös yhteistyökumppaneiltamme, vakuutusyhtiöiden yhteisistä vahinko- ja väärinkäytösrekistereistä sekä julkisista rekistereistä. Yhteistyöjärjestöiltämme saamme tietoja jäsenetuihin oikeutetuista henkilöistä.

3. Miten ja miksi käsittelemme henkilötietoja?

Käsittelemme henkilötietoja asiakassuhteen hoitamiseksi sekä markkinoidaksemme ja kehittääksemme palveluitamme. Käsittelemme henkilötietoja myös lainsäädännöstä johtuvien velvoitteidemme täyttämiseksi. Käsittelemämme tiedot ja käsittelyn tarkempi sisältö ja muoto riippuvat siitä, mihin henkilö- tai asiakasryhmään kuulut.

Vakuutuksenottajaosakkaiden luottamusmiesten, ehdokkaiden sekä valitsijamiesyhdistyksiin kuuluvien henkilötietoja käsittelemme luottamusmiesvaalien järjestämisen yhteydessä sekä valittujen luottamusmiesten osalta tehtävien hoitamiseen liittyen.

Tarkemman kuvauksen käsiteltävistä henkilötiedoista ja käsittelyn tarkoituksista sekä oikeusperusteista löydät rekisterikohtaisista selosteistamme. Kalevan myöntämien vakuutusten vakuutus- ja korvauspalveluita hoitaa Primus-vakuutusten osalta If ja Optimi-vakuutusten sekä muiden vakuutusten osalta Mandatum Life. Lisätietoja Ifin ja Mandatum Lifen henkilötietojen käsittelystä löydät Ifin ja Mandatum Lifen verkkosivuilta.

Kaleva omistaa kiinteistöjä osana sijoitustoimintaansa. Liike- ja asuinhuoneistojen vuokrausta hoitaa Colliers International Finland. Tietoa Colliers International Finlandin henkilötietojen käsittelystä löydät yhtiön verkkosivuilta.

Profilointi

Profiloinnilla tarkoitetaan automaattisesti tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä, johon liittyy esimerkiksi henkilön kiinnostuksen kohteiden tai käyttäytymisen arviointia tai ennakointia. Käytämme profilointia tarjotaksemme asiakkaillemme yksilöllisempää palvelua ja kullekin asiakkaalle parhaiten sopivia tuotteita ja palveluita. Käytämme profilointia myös markkinoinnin kohdentamiseen. Profilointiin ei liity automaattista päätöksentekoa. Lisätietoja profiloinnista löydät markkinointirekisteriselosteesta sekä Ifin ja Mandatum Lifen verkkosivuilta.

Automaattinen päätöksenteko

Automaattisella päätöksenteolla tarkoitetaan pelkästään automaattiseen henkilötietojen käsittelyyn perustuvaa päätöksentekoa. Kuvauksen Kalevan vakuutuksiin liittyvästä automaattisesta päätöksenteosta löydät Primus-vakuutusten osalta Ifin verkkosivuilta ja Optimi-vakuutusten sekä muiden vakuutusten osalta Mandatum Lifen verkkosivuilta.

4. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeen tietojen käyttötarkoituksen kannalta tai niin kauan kuin lainsäädäntö edellyttää tietojen säilyttämistä. Säilytysajat vaihtelevat henkilö- ja tietoryhmittäin, ja säilytysaikoihin vaikuttavat muun muassa vakuutussopimuslain mukaiset kanneajat sekä asiakkaan tuntemiseen ja rahanpesun estämiseen liittyvä lainsäädäntö. Tarkempaa tietoa henkilötietojen säilytysajoista löydät Primus-vakuutusten osalta Ifin verkkosivuilta ja Optimi-vakuutusten sekä muiden vakuutusten osalta Mandatum Lifen verkkosivuilta.

5. Luovutetaanko tai siirretäänkö henkilötietoja muille?

Henkilötietojen luovutus Kalevan ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Kalevan ulkopuolelle lainsäädännön niin salliessa tai velvoittaessa. Kalevan myöntämien vakuutusten vakuutus- ja korvauspalveluita hoitaa Primus-vakuutusten osalta Ifin ja Optimi-vakuutusten ja muiden vakuutusten osalta Mandatum Life.

Primus-vakuutusten tietoja siirretään Ifille vakuutuskannan hoitoa, korvauspalvelua ja asiakaspalvelua varten sekä Mandatum Lifelle Kalevan raportointia ja verkkopalvelua varten. Optimi-vakuutusten ja muiden vakuutusten tietoja siirretään Mandatum Lifelle vakuutuskannan hoitoa, korvauspalvelua, asiakaspalvelua, raportointia ja verkkopalvelua varten.

Tietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi viranomaisille (kuten verohallinnolle, Kansaneläkelaitokselle ja ulosottoviranomaisille), vakuutusyhtiöiden yhteisiin väärinkäytös- ja vahinkorekistereihin sekä vakuutusyhtiölain perusteella muille rahoitus- ja vakuutusryhmittymien valvonnasta annetussa laissa tarkoitettuun ryhmittymään kuuluville yhtiöille.

Henkilötietojen luovutuksista voit lukea lisää rekisterikohtaisista rekisteriselosteistamme.

Henkilötietojen siirto EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Vakuutuksiin liittyviä tietoja käsitellään pääsääntöisesti EU- ja ETA-alueella. Kalevan verkkosivujen ylläpitoon ja analytiikkaan liittyen tietoja käsitellään myös EU- ja ETA-alueen ulkopuolella. Jos tietoja käsitellään maissa, joiden osalta Euroopan komissio ei ole antanut päätöstä tietosuojan riittävästä tasosta, huolehdimme tietosuojasta esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttämällä. Siirrettyjä tietoja käsitellään ainoastaan Kalevan lukuun.

6. Mitä oikeuksia sinulla on?

Sinulla on alla tarkemmin kuvatulla tavalla oikeus muun muassa tarkastaa tietosi sekä oikeus saada puutteelliset tai virheelliset tietosi oikaistuksi. Otathan myös huomioon, että Kalevan toimintaan liittyy lakisääteisiä velvollisuuksia tietojen säilyttämiseen, ja Kalevalla voi olla velvollisuus käsitellä henkilötietojasi vaikka pyytäisit käsittelyn rajoittamista tai tietojen poistamista.

Kalevan myöntämien vakuutusten vakuutus- ja korvauspalveluita hoitavat Mandatum Life ja If. Voit käyttää alla kuvattuja oikeuksiasi olemalla yhteydessä Primus-vakuutusten Ifin asiakaspalveluun ja Optimi-vakuutusten ja muiden vakuutusten osalta Mandatum Lifen asiakaspalveluun.

Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi. Mikäli henkilötietojasi käsitellään, sinulla on oikeus saada jäljennös tiedoista ja tarkastaa tiedot. Vakuutus- ja rahoitusalaa koskevan erityislainsäädännön sisältämät salassapitovelvoitteet voivat rajoittaa tiedonsaantioikeutesi käyttöä.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus pyytää Kalevaa oikaisemaan mahdolliset virheelliset henkilötiedot sekä täydentää mahdolliset puutteelliset tiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi)

Sinulla on oikeus pyytää poistamaan henkilötietosi ja siltä osin kuin henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen, peruuttaa suostumuksesi. Jos pyydät tietojesi poistamista tai peruutat suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn, poistamme tiedot järjestelmistämme, ellei tietojen käsittelylle ole muuta laillista perustetta tai ellei meillä ole lakisääteistä velvollisuutta säilyttää tietoja. Poistamme henkilötietosi joka tapauksessa sen jälkeen, kun määrittelemämme tai lakisääteinen säilytysaika on päättynyt.

Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on erikseen säädettyjen edellytysten täyttyessä oikeus siihen, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä. Oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista ei kuitenkaan koske Kalevan lakisääteisistä velvoitteista johtuvaa henkilötietojen käsittelyä.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kuin henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, sinulla on oikeus saada itse toimittamasi henkilötiedot meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa ja oikeus saada tiedot siirrettyä toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä siltä osin kuin käsittely perustuu Kalevan tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseen.

Sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten. Lisätietoja suoramarkkinoinnin kieltämisestä löydät tietosuojakäytännön kohdasta 8.

Oikeus tehdä valitus

Mikäli katsot henkilötietojesi käsittelyn olevan ristiriidassa voimassa olevan lainsäädännön kanssa, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle.

7. Evästeet

Evästeet (cookies) ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat Kalevan verkkosivuilla (kalevavakuutus.fi, henkivakuutuskuntoon.fi ja tuleva.fi) käynnin yhteydessä vierailijan tietokoneeseen tai muuhun laitteeseen. Kalevan verkkosivuilla evästeitä käytetään ylläpitämään käyttäjän istuntoa ja muistamaan käyttäjän tekemiä valintoja sivulta toiselle siirryttäessä. Evästeiden avulla voimme lisäksi yksilöidä ja esimerkiksi tilastoida sivustollamme vierailevat kävijät. Evästeitä käytetään myös Kalevan verkkosivujen chat-palvelun yhteydessä sekä markkinoinnin kohdentamiseen. Kalevan verkkosivuilla käytetään sekä Kalevan että yhteistyökumppaneidemme asettamia istuntokohtaisia ja pysyviä evästeitä.

8. Markkinointi

Käytämme henkilötietoja myös palveluidemme ja tuotteidemme markkinointiin. Markkinoimme tuotteitamme ja palveluitamme sekä Kalevan nykyisille asiakkaille että potentiaalisille asiakkaille  sähköisesti, kirjeitse ja puhelimitse. Nykyisille asiakkaillemme lähetämme markkinointiviestinnän lisäksi myös asiakasviestintää. Sähköistä markkinointia toteutamme muun muassa  verkossa näytettävillä mainoksilla sekä sähköpostitse. Lisätietoja löydät markkinointirekisteriselosteestamme.

Markkinoinnin kieltäminen

Lähettämiemme sähköpostiviestien lopussa on linkki, jonka kautta voit peruuttaa kyseisen tyyppisen sähköpostikirjeen tilauksen. Voit myös kieltää markkinoinnin olemalla yhteydessä asiakaspalveluumme.

Noudatamme Suomen Asiakkuusmarkkinointiliitto ry:n ylläpitämään Robinson-rekisteriin kirjattuja markkinointikieltoja, ellet ole kiellon jälkeen erikseen sallinut Kalevan markkinointia.

Mainonnan kohdentamiseen hyödynnettäviin evästeisiin voit vaikuttaa käyttämäsi verkkoselaimen asetuksista. Otathan myös huomioon, että evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa palveluidemme toimivuuteen.

9. Miten henkilötietoja suojataan ja minkälaisia riskejä henkilötietojen käsittelyyn liittyy?

Käytämme henkilö- ja muiden tietojen suojaamiseksi tarpeellisia, asianmukaisia ja parhaiden käytäntöjen mukaisia teknisiä ja hallinnollisia tietoturvakeinoja. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien, vahvojen salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, toimitilojen kulunvalvonta, rajoitettu käyttöoikeuksien myöntäminen, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen ja koulutus sekä alihankkijoiden huolellinen valinta. Soveltuvan lainsäädännön lisäksi alihankkijat sitoutuvat noudattamaan Kalevan tietosuojaperiaatteita ja -ohjeita.

Henkilötietojen käsittely on sallittua ainoastaan työperusteisesta syystä. Käyttöoikeudet henkilötietoja sisältäviin järjestelmiin ovat henkilökohtaisia ja oikeuksien käyttöä valvotaan. Henkilötietoja käsitteleviä Kalevan työntekijöitä sitoo lakisääteisen salassapitovelvollisuuden lisäksi erillinen salassapitositoumus. Tarpeettomiksi käyneet henkilötiedot poistetaan tietoturvallisesti.

Tietojen käsittelyyn liittyy huolellisesta suojaamisesta ja asianmukaisesta tietoturvasta huolimatta aina riski. Mikäli toimenpiteistämme huolimatta tapahtuu sellainen tietoturvaloukkaus, josta todennäköisesti seuraa korkea riski yksityisyydellesi tai muille oikeuksillesi, otamme sinuun yhteyttä mahdollisimman pian.

Suosittelemme myös perehtymään Kalevan, Ifin ja Mandatum Lifen sähköisiä palveluja koskeviin ehtoihin ja huolehtimaan, että käyttämiesi laitteiden ja yhteyksien tietoturva on ajan tasalla. Lisätietoja ja yleisiä tietoturvavinkkejä ja -ohjeita löydät myös esimerkiksi Kyberturvallisuuskeskuksen verkkosivuilta.

10. Kalevan rekisteriselosteet

Asiakasrekisteriseloste

Korvausrekisteriseloste

Markkinointirekisteriseloste

Rekrytointirekisteriseloste

Vakuutusrekisteriseloste

11. Mihin voin ottaa yhteyttä?

Kalevan myöntämien vakuutusten vakuutus- ja korvauspalveluita hoitavat If ja Mandatum Life. Ensisijaisesti pyydämme yhteydenottoja asiakaspalveluun: Primus-vakuutusten osalta voit olla yhteydessä Ifin asiakaspalveluun ja Optimi-vakuutusten ja muiden vakuutusten osalta Mandatum Lifen asiakaspalveluun. Kalevan tietosuojavastaavaan voit olla yhteydessä osoitteessa tietosuoja@kalevavakuutus.fi.

Viimeksi päivitetty 3.12.2019